PENERAPAN ERP DALAM PERUSAHAAN AGRIBISNIS

Studi Kasus 1

Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Penyuluhan Pertanian

Teknologi Informasi Penyuluhan di Jepang

Penyuluhan Petanian di Jepang (meliputi Pertanian, Perikanan dan Kehutanan) berawal pada tahun 1948 dengan tujuan utama mengembangkan difusi inovasi teknologi yang diperoleh dari Lembaga Penelitian Pertanian untuk diteruskan kepada para petani agar mengadopsi dan mengadaptasikannya pada kondisi usahatani yang nyata pada wilayah-wilayah pengembangan pertanina. Tujuan penyuluhan terfokus pada penerapan inovasi teknologi guna meningkatkan ketersediaan pangan dalam jangka panjang ke depan menyusul kekalahan negaranya dalam Perang Dunia ke-2.

Kini kegiatan penyuluhan lebih diperluas, mencakup subsektor pendukungnya berupa teknologi maju, pengelolaan kesuburan tanah, pemenuhan kebutuhan finansial usahatani dan lainnya. Berkaitan dengan keterbatasan personalia Penyuluh Pertanian dan keterbatasan finansial pemerintah pusat dan wilayah (perfecture), maka kini di Jepang formulasi penyebaran informasi sebagai promosi, mengawali kegiatan penyuluhan dan komunikasi inovasi teknologi, bertumpu pada penggunaan komputer dan teknologi informasi yang lebih efektif dan efisien. Materi informasinya bukan hanya inovasi teknologi, tetapi juga inovasi kelembagaan, metode penyelenggaraan peenyuluhan, serta ilmu pengetahuan dan teknologi lainnya. Pemeran utama dalam hal ini justru bukan semata dari kelembagaan Pemerintah Jepang, melainkan juga dari Organisasi Non Pemerintah yaitu Asosiasi Pembangunan dan Penyuluhan Pertaninan Jepang (Japan Agricultural Development and Extension Assosiation). Assosisasi ini telah membangun suatu sistem pertukaran informasi diantara para Pemandu Penyuluhan Pertanian pada setiap wilayah pengembangan, dengan materi kumpulan kasus-kasus Penyuluhan Pertanian yang berbasis pada Programa Penyuluhan, informasi tentang Metode Penyuluhan, informasi teknis komoditas yang dikembangkan para petani, dan informasi tentang temuan inovasi teknologi oleh Lembaga Penelitian Pertanian.

Dengan perangkat teknologi informasi, para Pemandu Penyuluhan petanian dapat dengan cepat mempertukarkan informasi spesfik lokasi ke wilayah pengembangan lainnya. Perangkat yang digunakan berkembang seiring waktu. Jika pada tahun 1975 sebagai, awal penerapannya menggunakan “Surat Berantai” (Snail Letter), maka pada tahun 1985 beralih dengan menggalakkan penggunaan faximili, dan pada tahun 1990 diramaikan dengan penggunaan jaringan komunikasi personal yang diberi nama : Nilai Tambah Jaringan Kerja Penyuluhan (Fukyu/Extemion Value Added). Jaringan komunikasi yang paling populer diterapkan pada tahun 2000 sampai saat ini, sistem diberi nama Jaringan Kerja Informasi Penyuluhan (Extension Information Network) atau isingkat El-Net, dipadukan dengan internet, home page, dan dioperasikan oleh Pusat Teknologi Informasi Jepang.

Dipihak lain pemerintah berperan menggerakkan Penyuluhan Pertanian untuk masyarakat tani dan publik lainnya dengan pelayanan gratis karena biaya yang diperlukan sudah termasuk pembiayaan pemerintah. Dengan sistem penyuluhan demikian itu, lembaga Kerjasama Pelayanan Penyuluhan (Cooperative Extension Services) menyelenggarakan penyuluhan dengan dukungan fiansial pemerintah pusat dan wilayah (perfecture). Di Jepang pada tahun 2005 yang lalu terdapat sekitar 9.000 Penyuluh Pertanian yang bekerja pada 450 Pusat Penyuluhan Pertanian, tersebar pada wilayah pemerintahan (Perfecture) dan bersinergi dengan Lembaga penelitian Pertanian wilayah setempat.

Karakteristik pemanfaatan Teknologi Informasi di Jepang, didominasi oleh Lembaga Jaringan Kerja Informasi Pertanian yang bernaung di bawahy Assosiasi Pembangunan dan Penyuluhan Pertanian Jepang, menempatkan Pemandu Penyuluhan Wilayah sebagai sasarannya. Jaringannya bersifatnya tertutup, ruang lingkup seluruh Jepang, dan melibatkan banyak pihak, yakni (i) Departemen Pertanian, Perikanan dan Kehutanan, (ii) Pemerintah Wilayah (Perfecture), (iii) Pusat-pusat Penyuluhan, (iv) Lembaga Penelitian Pertanian Nasional, dan (v) Perusahaan publik. Selain lembaga tersebut diatas, dijumpai pula Jaringan Kerja Lokal yang bersifat tertutup, dioperasikan oleh pemerintah wilayah dan Pusat Penyuluhan Petanian dengan sasaran utama para petani , melibatkan lembaga pemerintahan wilayah, pusatpusat penyuluhan, lembaga penelitian pertanian wilaya, dan koperasi pertanian serta petani, dengan ruang lingkupnya wilayah. Adapun Home page, jaringan teknologi informasi yang bersifat umum, terbuka dan dapat diakses semua pihak, termasuk petani dan konsumen pertanian, melengkapi jaringan teknologi informasi lainnya.

Bagaimana dengan Penyuluhan di Indonesia?

Penyuluhan Pertanian di Era Kemerdekaan Indonesia saat ini terpaut 20 tahun ke belakang dari segi waktu dengan Penyuluhan Pertanian di Jepang, namun dengan kondisi yang berbeda yakni Jepang baru saja kalah perang versus Indonesia yang baru merdeka. Penyuluhan mulai diintensifkan sejak awal tahun 1970-an, dengan pendekatan terpadu penyediaan sarana pendukung, pengiolahan dan pemasaran hasil, serta dukungan finansial di satu sisi, dan menarik dukungan struktur pedesaan progresif di sisi lainnya. Pandekatan ini lazim disebut dengan Bimbingan Massal (Bimas) yang disempurnakan dengan Wilayah Unit Desa (Wilud), mengacu kepada Grand Teori A. T. Mosher tentang Pembangunan Pertanian.

Perangkat kelembagaanya kemudian lebih disempurnakan dengan lahirnya dan berperannya organisasi dan kelembagaan Balai Penyuluhan Pertanian pada tahun1977 (efektif tahun 1978) yang berbasisi secara lokal/kecamatan pada setiap Kabupaten/Kota, dan Balai Informasi Pertanian (BIP) yang keberadaannya melayani informasi inovasi teknologi pertanian pada wilayah propinsi. BPP sebagai home basenya Penyuluh Pertanian, sebagai konsumen informasi, dan BIP sebagai produsen dan pelayan informasi. Peran optimal Penyuluhan Petanian dan perangkat pendukungnya diyakini banyak pakar pertanian telah menyumbang 60% pencapaian swasembada beras kita pada tahun 1984 yang lalu.

Kini di Era Komunikasi Global dimana perangkat Teknologi Informasi berupa internet yang semarak dengan penyelenggara komersial berupa Warung Internet (Warnet), bukan lagi barang asing. Terlebih lagi, perangkat Teknologi Informasi pada tingkat Departemen Pertanian, Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, Balai-Balai Penelitian dan Pengembangan Komoditas Pertanian sebagai penghasil inovasi teknologi pertanian, juga telah memadai. Di tingkat wilayah saat ini terdapat 30 Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP), perangkat organisasi Badan Litabang Pertanian yang mengakuisisi peran Balai Informasi Pertanian tempo dulu, berperan sebagai penghasil Teknologi Tepat Guna Spesifik Lokasi, sekaligus memberikan contoh diseminasinya, kini juga dilengkapi dengan perangkat Teknologi Informasi.

Dengan demikian, perangkat pemerintah pusat dan sumber-sumber inovasi teknlogi, termasuk perangkatnya di wilayah pengembangan pertanian nampaknya siap berperan tanpa hambatan (contoh terbaru lahirnya Website Prima Tani). Karena itu, saatnya perhatian dan upaya penyediaan perangkat Teknologi Informasi diarahkan kepada pengguna inovasi teknologi secara lokal kabupaten dan Balai Penyuluhan Pertanian (BPP), yang bersentuhan langsung dengan berjuta petani yang haus akan inovasi teknologi dan rekayasa kelembagaan pedesaan progresif, melengkapi sistem, media dan metode penyuluhan konvensional kita saat ini yang sedang bergelut dengan peningkatan kinerjanya.

Dilihat dari contoh artikel diatas pastinya terdapat  perbedaan antara system informasi di Jepang dan Indonesia. Di Jepang sudah pasti terlebih dahulu melakukan penyuluhan pertanian serta teknologi dan inovasi-inovasi yang lebih maju dibanding Indonesia. Akan tetapi Indonesia bukan tidak mementingkan hal ini karena sadarnya akan pentingnya teknologi informasi dan komunikasi dalam pertanian, maka sudah banyak berkembang teknologi informasi dalam pertanian seperti yang diuraikan pada artikel diatas. Tetapi sayangnya teknologi pertanian ini belum seutuhnya merata ke petani-petani kecil yang sebenarnya sangat begitu membutuhkan agar lebih bisa berpikir maju dan modern. Sehingga dalam pengembangan usaha tani bisa jauh lebih baik contohnya saja dengan agribisnis, dimana petani bisa sekaligus menjadi entrepreneur atau wirausaha. Petani tidak buta dengan bisnis pertanian dan tidak dibodohi oleh orang-orang yang mengambil keuntungan dari keterbelakangan petani itu sendiri dalam hal bisnis. Dengan masuknya teknologi serta inovasi-inovasi dalam pertanian diharapkan petani pun tidak lagi identik dengan kemiskinan dan kebodohan akan tetapi petani identik dengan pintar, kaya dan bisa menjadi pekerjaan yang sangat dihargai oleh seluruh aspek masyarakat.

Studi Kasus 2

PENERAPAN ERP DALAM PERUSAHAAN AGRIBISNIS (STUDI KASUS : PT AGRO INDOMAS)

PT Agro Indomas adalah perkebunan tertua dan terbesar di Indonesia di bawah naungan Goodhope Asia Holdings Ltd. Goodhope adalah induk perusahaan perkebunan kelapa sawit yang beroperasi di Malaysia dan Indonesia. Mereka juga punya perkebunan di Sri Lanka. Kantor pusat Goodhope sendiri berada di Singapura. Untuk mendukung pertumbuhan bisnisnya yang makin kompleks di sektor perkebunan, Agro Indomas meng-upgrade sistemnya ke Oracle JD Edwards Grower Management. Ini merupakan implementasi pertama Grower Manajement  di ASEAN dan juga menjadi implementasi Oracle JD Edwards Grower Management pertama bagi industri perkebunan kelapa sawit. Sebelumnya, untuk mengelola operasional perkebunannya, Agro Indomas menggunakan sistem lama yang tidak terpusat.

Paket ERP yang digunakan oleh PT Agro Indomas adalah Oracle JD Edwards Grower Management dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik. PT Agro Indomas membuat atau memakai system ERP bertujuan untuk mengintegrasikan dan mengoptomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan.

Sistem ERP Oracle telah memberikan keunggulan berikut untuk PT Agro Indomas dan Goodhope grup seperti:

•           Solusi aplikasi tunggal untuk seluruh perkebunan dan kemampuan untuk membakukan proses bagi semua anak perusahaan perkebunan mereka.

•           Pengelolaan perkebunan end-to-end yang terintegrasi mulai dari pengelolaan perkebunan sampai pengolahan dan bahkan hingga sistem keuangan.

•           Integrasi real-time yang dari JD Edwards EnterpriseOne dapat digunakan sebagai layanan bagi berbagai divisi lain berkat dukungan Oracle E-Business Suite.

•           Proses pengolahan dan perencanaan perkebunan terintegrasi melalui Oracle Hyperion Planning sehingga rencana kerja dapat diprediksi anggarannya dan dapat dengan mudah dievaluasi tingkat kinerjanya.

•           Pengoperasian jembatan timbang otomatis yang terintegrasi dengan JD Edwards EnterpriseOne menyediakan informasi real-time yang diperlukan untuk memvalidasi tingkat produktivitas dan mengelola kinerja operasional.

•           Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk membuat unit layanan bersama dengan mengintegrasikan solusi ini terhadap IBM FileNet dan menghasilkan penghematan biaya yang cukup berarti.

•           Penggelaran ini adalah implementasi pertama Grower Manajemen di ASEAN dan juga menjadi implementasi Oracle JD Edwards Grower Management pertama bagi industri perkebunan kelapa sawit.

•           JD Edwards Grower Management memungkinkan perusahaan untuk menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sistem ini akan memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan sepanjang siklus pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam hingga data mengenai perawatan umum. Solusi ini menyederhanakan teknologi informasi dan pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang terintegrasi.

•           Perusahaan juga telah menerapkan Oracle Hyperion Aplikasi Performance Management danOracle Business Intelligence Enterprise Edition untuk kebutuhan Intelijen Bisnis mereka. Implementasi ini memberikan manajer senior akses langsung ke portal Business Intelligence terkait semua informasi dan laporan sehingga staf kantor tidak perlu lagi sibuk menyiapkan laporan.

Sitem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan antara Oracle JD Edwards Grower Management dan SAP S/3 dapat menghasilkan banyak informasi yang saling berhubungan, terutama informasi informasi terkait dengan keadaan di perkebunan, akuntansi dan laporan keuangan, sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam perkebunan tersebut, serta memudahkan manajemen perkebunan tersebut untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antar-departemen dalam perusahaan manufaktur itu.

Bagaimanapun, proses implementasi ERP tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi software komputer, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi proses secara terus-menerus agar mencapai tujuan perusahaan seperti pertumbuhan (growth), ketangkasan (agility), dan kemampuan menciptakan keuntungan (profitability).Semua ini akan tergantung pada efektivitas dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem manufaktur sangat tergantung pada manajemen dari sistem manufaktur itu dan kualifikasi sumber daya manusia yang menempati posisi manajemen. Dengan demikian perlu direkomendasikan agar implementasi sistem ERP menggunakan pendekatan “cross-functional team” yang melibatkan semua departemen fungsional dalam organisasi.

Jadi, Enterprise Resource Planning atau ERP adalah suatu sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis dalam satu siste informasi yang dapat diandalkan. Enterprise resource planning (ERP) merupakan salah satu solusi sistem informasi terintegrasi dan terpadu yang digunakan oleh sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Paket ERP yang digunakan oleh PT Agro Indomas adalah Oracle JD Edwards Grower Management dan SAP R/3. Dimana masing-masing paket memiliki kekurangan dan kelebihan. Oracle JD Edwards Grower Management memiliki keunggulan kerena merupakan solusi aplikasi tunggal untuk seluruh perkebunan dan kemampuan untuk membakukan proses bagi semua anak perusahaan perkebunan mereka. Pengelolaan perkebunan end-to-end yang terintegrasi mulai dari pengelolaan perkebunan sampai pengolahan dan bahkan hingga sistem keuangan. Sedangkan SAP R/3 dikenal dengan kelengkapan modul dan integrasinya yang baik. Selain itu, SAP R/3 juga memiliki kontrol akses yang baik.