Komunikasi Kelompok Organisasi

   Sifat-sifat komunikasi kelompok terdiri dari :

a)         Kelompok berkomunikasi melalui tatap muka

Komunikasi tatap muka adalah suatu bentuk komunikasi yang mempertemukan secara tatap muka pihak komunikator dan komunikan. Pesan disampaikan secara langsung dari komunikator, dan secara langsung dapat langsung menerima umpan balik/feedback dari komunikan. Keuntungan menggunakan komunikasi interpersonal tatap muka adalah kita dapat melihat respon balik atau umpan balik komunikan saat melakukan proses interaksi. Jika umpan balik yang diberikan bersifat positif, maka kita pesan kita dapat diterima dengan baik oleh komunikasn. Sebaliknya bila respon bersifat negative, maka kita sebagai komunikator harus memperbaiki cara penyampaian pesan yang dimaksud.

Kelemahan dari komunikasi tatap muka adalah ketidak efektifan waktu. Komunikator dan komunikan harus bertemu dalam melakukan proses komunikasi dan menghabiskan waktu bersama di sebuah tempat. Memang, sebenarnya komunikasi tatap muka dapat menjadi lebih efektif bila melakukan hal melobby yang biasa dilakukan oleh para pimpinan perusahaan dengan pimpinan perusahaan lainnya.

b)         Kelompok memiliki sedikit partisipan

Sejalan dengan proses cara belajar orang dewasa dimana masyarakat sebagai subyek menentukan sendiri kebutuhan sesuai dengan realitas social dan budayanya. Hal ini mendorong terbentuk dan terbukanya komunikasi yang melibatkan seluruh komponen yang memungkinkan masyarakat dapat memecahkan masalahnya sendiri. Mereka bebas berekspresi, berpendapat antara satu dengan yang lainnya.

c)         Kelompok bekerja di bawah arahan seseorang pemimpin

d)         Kelompok membagi tujuan atau sasaran bersama

e)         Anggota kelompok memiliki pengaruh atas satu sama lain

 Fungsi komunikasi organisasi !

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun  sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan  empat fungsi, yaitu:

a)         Fungsi informatif

            Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan  informasi (information-processing system).   Maksudnya, seluruh anggota  dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih  banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan  setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih  pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang  mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.   Orang-orang  dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu  kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam  organisasi.   Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi  tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan  sebagainya.

b)         Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang  berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada  dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu: 

1)         Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua  informasi yang disampaikan.   Disamping itu mereka juga  mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah,  sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintahperintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:

         Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.

         Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.

         Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang  pemimpin sekaligus sebagai pribadi.

         Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

2)         Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada  dasarnya berorientasi pada kerja.   Artinya, bawahan membutuhkan  kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan  tidak boleh untuk dilaksanakan.

c)         Fungsi Persuasif

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak  akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya  kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

d)         Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat  dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.   Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

e)         Fungsi Manajer Subordinasi

Fungsi komunikasi dalam tingkatan Manajer-Subordinasi atau disebut dalam proses komunikasinya disebut dengan ”Down the Line” meliputi :

o          Pengarahan pelaksanaan Tugas (Job Instructions)

o          Perancangan peran komunikasi/informasi untuk menghasilkan pemahaman dalam pelaksanaan tugas (Job Rationale)

o          Memberikan informasi tentang pelaksanaan prosedur organisasi (Organizational Prosedures and Practices)

o          Memberikan umpan balik  (feedback) tentang pelaksanaan tugas.

o          Pengarahan tentang misi yang akan dicapai (A sense of mission indroctination of goals).

            Secara fungsional pada tingkatan antara subordinasi atau disebut dengan

istilah ”Horizontal Communication”, meliputi :

o          Mendukung  pengembangan sosio-emosional  (sosioemotional support) diantara kelompok.

o          Mengkoordinasi proses bekerja diantara kelompok

o          Menyebarkan tempat-tempat pengawasan didalam organisasi.

f)         Fungsi Subordinasi-Manajer

Pada tingkatan ini disebut dengan istilah ”up the line” atau yang lebih populer ”bottom up” secara fungsional meliputi :

o          Berkomunikasi mengenai diri, penampilan dan masalah.

o          Berkomunikasi tentang masalah yang dihadapi bersama.

o          Mengetahui keputusan yang seharusnya, dan bagaimana memperolehnya.

 contoh kasus nyata komunikasi kelompok organisasi di bidang agribisnis !

         Komunikasi dalam Organisasi

BATAM, KOMPAS.com - Drydocks World Pertama yang beroperasi di Tanjung Uncang, Batam, melakukan Pemutusan Hubungan Kerja massal terhadap 534 buruhnya. Keputusan ini efektif berlaku per Selasa (8/2/2011). Buruh yang tak-tahu menahu terkejut atas keputusan itu. Mereka pagi tadi bermaksud masuk kerja seperti biasa mengenakan seragam kerja. Namun mereka yang namanya tercantum dalam daftar buruh ter-PHK, pengumumannya ditempel di papan pengumuman, dilarang masuk ke lokasi kerja. "Pengumuman PHK baru kami tahu hari ini. Tak ada pembicaraan sebelumnya," kata Anto (27), salah seorang buruh.

HR Manager Drydocks World Pertama Ricky Syahrul, menyatakan, PHK dilakukan atas alasan efisiensi. Pesanan dari konsumen dalam beberapa bulan terakhir jumlahnya makin sedikit. Dari 534 buruh yang di-PHK, 530 berstatus buruh permanen dengan masa kerja rata-rata tiga tahun dan 4 orang outsourcing. Drydocks World Pertama adalah anak perusahaan Drydocks World, bergerak di bidang galangan kapal.

Analisis dan Solusi

Pemutusan hubungan kerja yang dilakukan oleh PT. Drydock World Pertama tanpa diketahui oleh para karyawan dan dinilai sepihak, sangat merugikan para karyawan. Tanpa adanya diskusi sebelumnya mengenai hal ini, para karyawan yang tidak tahu-menahu akan keputusan manajemen ini, jelas sangat keberatan untuk menerima hal ini.

Tanpa adanya komunikasi antara pihak manajemen dengan serikat pekerja yang mewakili para pekerja tersebut, keputusan PHK massal ini menjadi tidak etis karena walaupun diberikan kompensasi atau pesangon, namun keberlanjutan hidup para pekerja tidak bisa dijamin lagi apabila kompensasi dari keputusan PHK tersebut telah habis dan para pekerja tidak memiliki kemampuan lain selain menjadi pekerja di perusahaan galangan kapal ini.

Padahal, jika komunikasi antara pihak manajemen dan serikat pekerja dapat dilakukan sebelum final decision ini diumumkan pada pekerja secara tiba-tiba, mungkin saja para pekerja yang telah ter-PHK tersebut lebih dapat menerima keputusan tersebut meskipun dengan berat hati dalam penerimaan keputusan tersebut.

Berdasarkan teori mengenai komunikasi organisasi yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa komunikasi memiliki beberapa fungsi, yang salah satunya adalah fungsi informatif, dimana seharusnya sebelum keputusan tersebut diumumkan kepada pekerja, wacana mengenai hal tersebut dapat diinformasikan kepada para pekerja sebagai asset perusahaan dan roda operasional perusahaan yang juga memiliki peran penting dalam perkembangan perusahaan. Selanjutnya, komunikasi dapat dijadikan alat dalam penyelesaian konflik apabila terdapat gejolak atas keputusan tersebut.

Hakekat komunikasi organisasi antara bawahan dengan atasannya adalah membangun saluran komunikasi dua arah yang dapat menjadi alat penyampaian gagasan dalam pencapaian individu maupun organisasi. Sehingga, seharusnya pihak manajemen dapat membangun saluran komunikasi yang cukup baik antara pihak manajemen dengan serikat pekerja agar segala keputusan yang nantinya akan diambil oleh perusahaan dapat menemukan penyelesaian yang sama-sama baik untuk perusahaan dan juga untuk pihak pekerja.

klasifikasi yang terdapat pada komunikasi kelompok !

         Kelompok primer dan sekunder

Charles Horton Cooley pada tahun 1909 (dalam Jalaludin Rakhmat, 1994) mengatakan bahwa kelompok primer adalah suatu kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan akrab, personal, dan menyentuh hati dalam asosiasi dan kerja sama. Sedangkan kelompok sekunder adalah kelompok yang anggota-anggotanya berhubungan tidak akrab, tidak personal, dan tidak menyentuh hati kita.

Jalaludin Rakhmat membedakan kelompok ini berdasarkan karakteristik komunikasinya, sebagai berikut :

a)         Kualitas komunikasi pada kelompok primer bersifat dalam dan meluas.

b)         Komunikasi pada kelompok primer bersifat personal, sedangkan kelompok sekunder nonpersonal.

c)         Komunikasi kelompok primer lebih menekankan aspek hubungan daripada aspek isi, sedangkan kelompok primer adalah sebaliknya.

d)         Komunikasi kelompok primer cenderung ekspresif, sedangkan kelompok sekunder instrumental.

e)         Komunikasi kelompok primer cenderung informal, sedangkan kelompok sekunder formal.

f)         Kelompok keanggotaan dan kelompok rujukan.

g)         Kelompok deskriptif dan kelompok preskriptif

         Kelompok Preskriptif, John F. Cragan dan David W. Wright (1980) membagi kelompok menjadi dua: deskriptif dan peskriptif. Kategori deskriptif menunjukkan klasifikasi kelompok dengan melihat proses pembentukannya secara alamiah. Kelompok preskriptif, mengacu pada langkah-langkah yang harus ditempuh anggota kelompok dalam mencapai tujuan kelompok. Cragan dan Wright mengkategorikan enam format kelompok preskriptif, yaitu: diskusi meja bundar, simposium, diskusi panel, forum, kolokium, dan prosedur parlementer.

Selain itu klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1)         Dari segi sifatnya yaitu komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara:

a.         Komunikasi Lisan, contoh: ngobrol, presentasi

b.         Komunikasi melalui tulisan, contoh: sms, email

c.         Komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan, contoh: ngobrol, curhat

d.         Komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat)contoh: orang yang grogi gemetar tubuhnya

2. Dari segi arahnya :

a.         Komunikasi ke atas yaitu komunikasi dari bawahan ke atasan

b.         Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari atasan ke bawahan

c.         Komunikasi horizontal yaitu komunikasi ke sesama manusia / setingkat

d.         Komunikasi satu arah yaitu pemberitahuan gempa melalui BMKG(tanpa ada timbal balik

e.         Komunikasi dua arah yaitu berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi

3.   Menurut lawannya

•           Komunikasi satu lawan satu yaitu berbicara dengan lawan bicaras yang sama banyaknya cth:berbicara melalui telepon

•           Komunikasi satu lawan banyak (kelompok)‏ yaitu berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok. Cth: introgasi maling dengan kelompok hansip

•           Kelompok lawan kelompok yaitu berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain. Cth: debat partai politik

4. Menurut Keresmiannya :

•           Komunikasi formal yaitu komunikasi yang berlangsung resmi.cth: rapat pemegang saham

•           Komunikasi informal yaitu komunikasi yang tidak resmi, cth : berbicara antara teman.

2)         Jelaskan kelemahan dan kelebihan pada komunikasi kelompok organisasi!

Kekuatan dan kelemahan Komunikasi Kelompok dan Organisasi, diantaranya :

            Kekuatan KKO

•           Komunikasi menjadi lebih luas.

•           komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan organisasi dengan terget hasil yang dicapai.

•           membina hubungan antar anggota organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja) organisasi.

•           Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

            Kelemahan KKO

•           kemungkinan terjadinyua penyaringan informasi atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan.

•           Komunikasi Kelompok dan Organisasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Di samping itu komunikasi diagonal dalam organisasi yang berskala besar sulit dikendalikan secara efektif.