Pendektan-pendekatan Monitoring dan Evaluasi dalam Penyuluhan

Pendektan-pendekatan Monitoring

è    Pendekatan monitoring langsung

Sebagaimana halnya dengan supervisi, monitoring dapat menggunakan pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan langsung dilakukan apabila pihak yang memonitor melakukan kegiatannya pada lokasi program yang sedang dilaksanakan. Teknik-teknik yang sering digunakan dalam pendekatan ini adalah wawancara dan observasi. Kedua teknik ini digunakan untuk memantau kegiatan, peristiwa, komponen, proses, hasil dan pengaruh program yang dilaksanakan. Pendekatan tidak langsung digunakan apabila pihak yang memonitor tidak terjun langsung ke lapangan, namun dengan menelaah laporan berkala yang disampaikan oleh pada penyelenggara program, atau dengan mengirimkan kuesioner secara berkala kepada para penyelenggaranya atau pelaksana program.

è    Pendekatan monitoring bermedia

Tujuan aktivitas monitoring seperti ini adalah untuk menemukenali (to dettect) dan mengantisipasi/mencegah (to detter). Monitoring dilakukan secara terus menerus dan merekam/mencatatnya secara terstruktur.  Motif sebuah kegiatan monitoring didasari oleh keinginan untuk mencari hal-hal yang berkaitan dengan peristiwa atau kejadian baik menyangkut siapa, mengapa bisa terjadi, sumberdaya publik yang berkaitan, kebijakan dan dampak apa yang terjadi atau harus diantisipasi serta hal-hal lain yang berkaitan.

Pada akhirnya, cara dan motif itu harus dibuktikan dengan catatan tertulis tentang apa yang dimonitor, kapan sesuatu yang dimonitor itu terjadi (dilihat, atau disaksikan, atau dikumpulkan bukti-buktinya, atau ditemukan faktanya) dan  bagaimana kejadiannya atau deskripsinya (kronologi dan/atau sebab-musababnya), serta siapa saja yang terlibat atau diduga terlibat. Sekurangnya hasil pemantauan terdiri atas catatan-catatan yang diverifikasi tentang 5W+1H.

Melakukan monitor terhadap pemberitaan dalam media sangat diperlukan oleh praktisi public relations. Hal itu dimaksudkan untuk mendapatan informasi dasar yang diperlukan para praktisi public relations. Ada beberapa pendekatan praktis dalam memonitor media. Dalam tradisi content analisis paling tidak terdapat 8 teknik. Salah satu teknik yang paling terkenal adalah clip counting atau klipping, media foto. Pemanfaatan foto sebagai alat dokumentasi sudah lumrah. Namun, masyarakat kini memanfaatkan foto lebih dari sekadar alat dokumentasi. Mereka menggunakan media foto untuk monitoring dan evaluasi kegiatan. Foto tidak sekadar untuk dokumentasi dan refleksi, tapi sekaligus pesan berantai untuk masyarakat lainnya.

Dalam monitoring penyuluhan menggunakan media atau berkomunikasi, terdapat tiga cara yang dapat diterapkan dalam pemilihan metode penyuluhan pertanian yang nantinya proses monitoring juga dapat dilakukan menggunakan cara/metode dibawah ini , yaitu : 

·                     Media lisan, baik yang disampaikan secara langsung (percakapan, tatap muka atau radio komunikasi antar penduduk), maupun secara tidak langsung (lewat radio, kaset, dll). 

·                     Media cetak, baik berupa gambar dan atau tulisan (foto, majalah pedesaan, selebaran, poster, dll) yang dibagi-bagikan, disebarkan atau dipasang di tempat-tempat strategis yang mudah dijumpai oleh sasarannya (di jalan pasar). 

·                     Media terproyeksi, berupa gambar dan atau tulisan lewat slide, pertunjukkan film. Kegiatan penyuluhan melalui media merupakan metode penyuluhan yang paling dimengerti karena ada unsur hiburannya. Biasanya Kementerian Kehutanan mengirimkan mobil unit kegiatan penyuluhan yang dilengkapi dengan perangkap audio visual yang cukup modern dan diperlengkapi dengan beberapa judul film hiburan selain dari film mengenai penyuluhan yang akan ditayangkan. 

è    Pendekatan monitoring partisifatif

Partisipatory Monitoring merupakan aktifitas yang melibatkan pihak terkait didalam mencari dan merekam informasi yang berkaitan dengan proyek secara reguler – harian. Mingguan atau kwartalan – sebagai bagian pekerjaan rutin dan sebagai bagian desain Monitoring dan Evaluasi. Tujuan monitoring bukanlah membuat penilain akhir atas keberhasilan atau kegagalan tetapi mendorong perubahan dan penyesuaian selama masa aktifitas, yang diperuntukkan bagi tahapan aktifitas kedepan atau aktifitas baru.

 Pendektan-pendekatan Evaluasi

è    Evaluasi partisifatif

Evaluasi partisipatif belum memiliki definisi yang jelas, namun secara umum dapat dipahami sebagai: (1) evaluasi dilakukan melalui kerjasama antar berbagai pihak stakeholder termasuk didalamnya penerima manfaat tingkat lokal, (2) evaluasi dimana banyak pihak yang terlibat secara aktif berpartisipasi di semua proses dari evaluasi perenacaaan, pencarian dan analisa informasi, rencana tindak untuk pelaksanaan dan perbaikan. Namun demikian, lingkup stakeholder dan keluasan dan partisipasi sangat tergantung pada donor dan proyek.

Participatory Evaluation merupakan aktifitas yang melibatkan pihak terkait dalm periodik pelinaian yang melihat dari aspek effisiensi dan relevansi proyek, termasuk dampaknya terhadap konteks pencapaian tujuan. Participatory Evaluation secara langsung melibatkan komunitas – tingkatan stakeholder didalam perencanaan dan pelaksanaan evaluasi karena mereka sering memiliki informasi yang dibutuhkan proyek, dimana hal tersebut diharapkan dapat merubah perilaku mereka untuk memberikan kontribusi waktu dan upaya terhadap proyek, dan menindak lanjuti aktitas proyek oleh pihak luar. Keterlibatan semua stakeholder kunci dalam evaluasi membantu membangun konsensus terhadap pendekatan proyek dan mendorong saling pengertian.

Tabel 5. Pendekatan evaluasi konvensional dan partisipatif.

	Evaluasi  Konvensional	Evaluasi  Partisipatoris
Siapa yang merencanakan dan mengelola proses	Manajer Senior atau pakar dari luar	Masyarakat setempat, manajer dan staf proyek, dan stakeholder lain, kerapkali dibantu seorang fasilitator
Peranan stakeholder Utama (Kelompok sasaran)	Hanya memberi informasi, bahkan sering tidak diterlibatkan	Mendesain dan mengadaptasi metodologi, mengumpulkan dan menganalisis data, menyebarluaskan temuan dan mengaitkannya dengan tindakan, partisipasi luas
Bagaimana sukses diukur	Ditentukan dari luar, terutama indikator kuantitatif	Indikator ditentukan secara internal, termasuk penilaian yang lebih kualitatif
Pendekatan	Ditentukan sebelumnya	Adaptif
Fokus	Akuntabilitas	Pembelajaran
Metode	Metode formal	Metode partipatif
Pemilikan	Pendana	Partisipan evaluasi
Outsiders	Evaluator	Fasilitator

Pendekatan pertama biasanya dikenal dengan pendekatan konvensional dan kedua adalah pendekatan partisipatif. Kedua pendekatan ini tidak dimaksudkan untuk saling meniadakan tapi saling melengkapi. Kedua pendekatan ini berbeda secara signifikan, meskipun kadangkala menggunakan metode dan teknik yang sama dalam operasinya. Alat-alat evaluasi tidak bersifat partisipatif atau nonpartisipatif secara inheren (serta-merta). Tergantung pada bagaimana metode digunakan. Juga perencanaan, analisa dan penggunaan data. Jadi definisi evaluasi partisipatif adalah adanya keterlibatan konstituen (target group/klien). Jika konstituen hanya berperan memberi informasi maka tidak bersifat partisipatif.

Metode partisipatori memberikan keterlibatan secara aktif dalam pengambilan keputusan bagi yang berkepentingan terhadap program atau proyek atau strategi dan membangkitkan rasa memiliki terhadap hasil dan rekomendasi kegiatan monitoring dan evaluasi. Kegiatan yang dilakukan dapat meliputi : analisis stakeholder, benefisiaries assessment, dll.

Kegiatan evaluasi ini memiliki tujuan yaitu :

a)                  Mengidentifikasi permasalahan yang timbul selama implementasi program

b)                  Memberikan pengetahuan dan ketrampilan bagi masyarakat

Keunggulan pendekatan Evaluasi partisifatif diantaranya :

a)                  Memeriksa isu-isu yang relevan dengan melibatkan pemain-pemain kunci dalam rancangan

b)                  Menetapkan kemitraan dan kepemilikan lokal dari program yang dilaksanakan

c)                  Meningkatkan pembelajaran lokal kapasitas manajemen dan ketrampilan

d)                 Memberikan ketepatan waktu dan informasi yang dapat diandalkan (reliable) bagi pengambilan keputusan

Kelemahan :

a)                  Kadang-kadang terlihat kurang obyektif (adanya dominasi atau penyalahgunaan)

b)                  Menghabiskan banyak waktu jika stakeholders kunci dilibatkan secara penuh

è    Survey

Survey dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi standar smpel yang dipilih secara hati-hati dari masyarakat atau rumah tangga. Survey sering dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang dapat diperbandingkan bagi jumlah penduduk/masyarakat yang relatif besar dalam kelompok target tertentu

Kegunaan survey diantaranya untuk :

a)                  Menyediakan baseline data dimana kinerja dari strategi, program atau proyek dapat dibandingkan

b)                  Membandingkan kondisi aktual dengan target

c)                  Menyediakan input kunci bagi evaluasi dampak (impact) dari program atau proyek

Keunggulan survey :

a)                  Temuan dari sampel dapat diaplikasikan pada target group yang lebih luas

b)                  Perkiraan kuantitatif besar dan luasnya dampak dari program

Kelemahan survey :

a)                  Proses dan analisis dapat menjadi terhambat untuk survey yang lebih besar

b)                  Banyak jenis informasi yang sulit diperoleh melalui wawancara formal

Studi Dampak (Impact Point)

Impact Assessment (Kajian Dampak) merupakan Identifikasi secara sistematis dari suatu akibat (baik positif maupun negatif, diharapkan atau tidak), yang diakibatkan oleh pelaksanaan program atau kegiatan. Evaluasi dampak dapat dilakukan dalam skala yang besar (large scale sample surveys) atau skala kecil (small scale rapid assessment).

Kegunaan Impact Assessment (Kajian Dampak) :

a)                  Mengukur outcome dan impact yang diakibatkan oleh kegiatan yang dilaksanakan dan memisahkannya outcome dan impact dari faktor-faktor lain yang berpengaruh

b)                  Membantu dalam klarifikasi apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan aktivitas yang dilaksanakan

c)                  Proses pembelajaran dalam memperbaiki rancangan dan manajemen untuk kegiatan selanjutnya

keunggulan Impact Assessment (Kajian Dampak) diantaranya:

a)                  Memberikan perkiraan besaran outcome dan impact

b)                  Memberikan jawaban atas pertanyaan : seberapa besar perubahan yang telah dilakukan ? Apa hasil nyatanya ? Bagaimana kita dapat melakukan lebih baik ?

c)                  Memberikan tambahan keyakinan bagi manajer untuk pengambilan keputusan

Sedangkan kelemahan Impact Assessment (Kajian Dampak) dapat menjadi mahal dan menghabiskan banyak waktu sehingga mengurangi kemanfaatannya jika pengambil keputusan membutuhkan informasi secara cepat.